Como os certificados digitais podem reduzir custos na sua empresa
Com o avanço da pandemia em decorrência do COVID-19, muitas empresas tiveram que adotar o modelo home office. Com isso, as transações feitas pela internet entre organizações e o governo foram para o ambiente digital.
Uma tendência que já estava crescendo no país, mas foi acelerada no período de isolamento social. Em 2020, o mercado de certificados digitais cresceu consideravelmente, foram mais de 6 milhões de documentos emitidos.
Um recorde para o mercado, quase 1 milhão a mais do que no ano anterior, segundo dados do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia e Informação. Durante esse período turbulento, as empresas começaram a perceber as vantagens de usar certificados digitais.
No momento, foi uma medida necessária. Atualmente, com o retorno – aos poucos – do modelo presencial, muitas organizações perceberam que além de otimizar o trabalho interno e acelerar os processos, os certificados ajudam a empresa a diminuir custos.
Melhor ainda: os certificados digitais podem trazer mais lucro à empresa. Como? É o que veremos ao longo deste conteúdo. Se ainda não faz parte das milhares de empresas que contam com esse apoio tecnológico, saiba como emitir uma certificação como essa e se adeque às tendências do mercado.
Como os certificados digitais podem reduzir custos e aumentar a produtividade
Os certificados digitais substituem processos demorados e o uso de ferramentas pouco eficientes. É, até mesmo, uma solução em prol do meio ambiente, além de ajudar a empresa e o fluxo de trabalho dos funcionários.
Como a redução de custos acontece? Com os documentos digitais, há a eliminação do papel físico, o que implica na redução de custos com toda a cadeia operacional da empresa. O primeiro ponto a ser levado em consideração é a diminuição do uso de papel.
O que é ecológico e econômico. Mas a diminuição do gasto com esse material também implica na redução nos custos com cópias, utilização de impressoras, copiadoras, suprimentos, manutenção das máquinas e armazenagem dos documentos.
Além de poder realocar funcionários dentro da organização. Com os documentos digitais, não é mais preciso gastar horas com a produção de textos e preenchimento de documentos.
Tampouco com o envio de documentos por correio ou motoboy. O reconhecimento de firmas em cartório, no qual é preciso se locomover até o local e perder tempo útil, pode ser feito com apenas alguns cliques.
Isso porque, os certificados digitais identificam pessoas físicas ou jurídicas no ambiente digital, otimizando os processos e garantindo segurança nas transações.
Como os certificados digitais podem trazer mais resultados para as empresas
Além de poder realocar profissionais que estavam em áreas operacionais para departamentos que trazem mais clientes e resultados para as empresas, o uso dos certificados digitais tornam os processos mais rápidos.
Com isso, os colaboradores não perderão tempo com funções pouco lucrativas. Com serviços mais rápidos, os clientes ficam mais satisfeitos, indicando para amigos e retornando quando necessário.
Como? Um exemplo: a emissão de notas fiscais é muito mais rápida por certificados digitais. Com apenas alguns cliques, pode finalizar o serviço com a segurança e qualidade de operação necessária.
Empresas que lidam com diversos contratos, por exemplo, reduzem bastante o tempo de operação com os documentos digitais. Contratos que demoravam dias para serem assinados, podem ser fechados em apenas uma hora.
Serviços que dependem da troca de informações com o governo também reduzem bastante o tempo de espera e envio das documentações.
Como obter um certificado digital em São Bernardo
De acordo com dados do ITI, existem mais de 2 mil empresas certificadoras no Brasil. Essas organizações são responsáveis por emitir os certificados digitais com segurança.
Então, o primeiro passo para adquirir essa certificação digital em São Bernardo é procurar uma dessas empresas na cidade. Garanta que seja uma certificadora qualificada e com boas referências, afinal, estará lidando com seus dados.
Caso tenha algum problema ou dúvida com o uso dos certificados, conseguirá recorrer a uma empresa séria e competente. O segundo passo é escolher qual certificado deseja e o modelo.
E-CPF, e-CNP e NF-e são alguns exemplos de certificados digitais para pessoas físicas e jurídicas. Existem os certificados digitais A1 e A3. Com a primeira opção, o documento fica armazenado no navegador ou sistema operacional do computador.
o A3 se dá pelo armazenamento do certificado digital em um token ou smart card. No qual, para acessar os dados, precisa ter a mídia em mãos. Qual escolher? Depende da rotina e necessidades da empresa.
O A1 permite que o certificado digital seja acessado por mais de um computador, diferentemente do A3. Então, entenda as características de cada modelo com a certificadora e escolha o mais prático e seguro para a organização.
