A organização de planilhas e documentos é essencial para a eficiência e a produtividade da empresa, além de ajudar a tomar decisões informadas, reduzir erros e cumprir obrigações legais.
Quando há melhor organização, há menos chances de cometer erros, como inserir informações erradas ou perder dados importantes. Confira a seguir 7 dicas para sistematizar esses processos.
Crie uma estrutura lógica
A estrutura lógica pode ser baseada em categorias, assuntos, projetos ou qualquer outra forma de classificação que seja relevante para a empresa.
Por exemplo, se a empresa possui uma grande quantidade de documentos fiscais, pode ser útil criar uma pasta específica para armazená-los, e dentro dessa pasta, criar subpastas para cada tipo de documento, como notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento, entre outros.
Para as planilhas, a estrutura pode ser organizada por área, como financeiro, vendas e recursos humanos, entre outros.
Ao criar uma estrutura lógica, é importante pensar na facilidade de navegação e de encontrar os arquivos rapidamente.
Manusear fórmulas e funções
O uso delas podem ser uma ótima maneira de organizar e processar dados em planilhas, tornando o trabalho mais eficiente e preciso. Alguns exemplos de como fórmulas e funções podem ajudar a organizar documentos e planilhas:
- Cálculos: Por exemplo, no processo de vendas, é possível criar uma fórmula que calcule o valor total de uma venda, multiplicando o preço unitário pela quantidade vendida;
- Classificação e filtragem: Em uma planilha de clientes, é possível classificar os nomes dos clientes em ordem alfabética para facilitar a pesquisa e a navegação;
- Formatação condicional: Ao realizar um orçamento, é possível formatar automaticamente as células que contêm valores abaixo do orçamento definido, destacando-os em vermelho para chamar a atenção do usuário;
- Pesquisa e referência: Ao sistematizar o estoque, é possível usar funções para procurar um produto específico e retornar informações sobre o preço e quantidade em estoque;
É importante lembrar que o uso adequado de fórmulas e funções requer um bom conhecimento de Excel ou outra ferramenta de planilha eletrônica, mas com prática e estudo é possível desenvolver essas habilidades.
Opte por um fornecedor em quem você possa confiar
É uma alternativa eficaz. Um provedor confiável pode oferecer recursos como armazenamento em nuvem, compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real, que podem facilitar muito o trabalho em equipe e a organização dos arquivos da empresa.
O provedor deve ter medidas de segurança para proteger os dados dos usuários de acessos não autorizados, como criptografia de dados, autenticação de dois fatores, entre outras.
Crie pastas e subpastas
A estrutura de pastas e subpastas pode ser usada para agrupar arquivos relacionados a um determinado projeto, departamento, cliente ou qualquer outra categoria que faça sentido para a sua empresa.
Por exemplo, você pode criar uma pasta principal chamada “Projetos” e, em seguida, gerar subpastas para cada projeto onde a equipe está trabalhando.
Dentro de cada subpasta, há possibilidade de ter arquivos relacionados a esse projeto específico, como planilhas de orçamento, relatórios de progresso e apresentações.
Utilize o armazenamento em nuvem
Usar a nuvem é uma boa alternativa, por possibilitar que você armazene seus arquivos online e acesse-os de qualquer lugar com conexão à internet.
Existem muitos serviços de armazenamento em nuvem disponíveis, como Google Drive, Dropbox, OneDrive e iCloud, entre outros.
Essas plataformas permitem que você crie pastas e subpastas para organizar seus documentos e planilhas, além de fornecer recursos de compartilhamento para outras pessoas colaborarem em seus projetos.
Revise e atualize regularmente
Atualizá-los regularmente é uma ótima forma usada para refletir informações mais recentes ou alterações nas circunstâncias.
Isso é especialmente importante para planilhas usadas para fins financeiros ou de gerenciamento de projetos, onde as informações precisas e atualizadas são cruciais.
Utilize um software de gerenciamento
Utilizar softwares de gerenciamento podem incluir recursos de automação que ajudam a reduzir o tempo necessário para realizar tarefas rotineiras, como classificar e nomear arquivos. Essa ação tem potencial de auxiliar no aumento de eficiência e produtividade no trabalhar com seus documentos e planilhas.
Com essas sugestões, você pode aumentar sua produtividade e manter a organização. Se você gostou do conteúdo, salve-o para consultá-lo sempre que necessário.
